Kamis, 12 Desember 2013

mengendalian fungsi manajemen dan kekuasaan & pengaruh

Nama     : Agnes Pestawani
NPM       : 10511319
Kelas      : 3PA10
A.Mengendalikan Fungsi Manajemen

1. Pengertian controlling (pengendalian)
Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:
a.       penetapan standar pelaksanaan;
b.      penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
c.       pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
d.      pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan
e.       pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

2. Langkah-langkah dalam mengendalikan fungsi manajemen
Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja
2. Mengukur kegiatan
3. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan
4. Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi

3. Tipe-tipe kontrol dalam manajemen
Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:
1. Pengendalian preventif (prefentive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
2. Pengendalian operasional (Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.
3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

4. Jelaskan proses kontrol manajemen
Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasana manajerial yaitu:
·         Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi
·         Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.
·         Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi

B. Kekusaan dan Pengaruh

1. Pengertian Kekuasaan
Dalam pengertiannya, kekuasaan adalah kualitas yang melekat dalam satu interaksi antara dua atau lebih individu (a quality inherent in an interaction between two or more individuals). Jika setiap individu mengadakan interaksi untuk mempengaruhi tindakan satu sama lain, maka yang muncul dalam interaksi tersebut adalah pertukaran kekuasaan.
Kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan oleh seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai dengan kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk memengaruhi tingkah laku orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan dari pelaku atau Kekuasaan merupakan kemampuan memengaruhi pihak lain untuk berpikir dan berperilaku sesuai dengan kehendak yang memengaruhi.

2. Sumber-sumber Kekuasaan
1. Sumber kekuasaan antar individu (interpersonal sources of power).
·         Kekuasaan Formal (Formal Power) adalah kekuasaan yang didasarkan pada posisi individual dalam suatu organisasi.
·         Kekuasaan Personal (Personal Power) adalah kekuasaan yang berasal dari karakteristik unik yang dimiliki seorang individu.
2. Sumber kekuasaan struktural (structural sources of power). Kekuasaan ini juga dikenal dengan istilah inter-group atau inter-departmental power yang merupa-kan sumber kekuasaan kelompok.

3. Unsur-unsur Kekuasaan
Unsur-unsur kekuasaan sebagai berikut:
1. Wewenang
Mengenai peranan atas posisi yang resmi atau adanya hak, ada kejelasan dan ada surat yang pasti.wewenang dapat bersifat formal maupun informal. Wewenang yang bersifat informal biasanya untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahannya.
Contoh : hubungan pembantu rumah tangga dengan majikannya pembantu rumah tangga melaksanakan perintah-perintah yang diperintahkan majikannya serta memberikan tenaganya untuk membantu pekerjaan rumah tangga majikannya dan di pihak majikannya yang mempunyai wewenang untuk memerintah agar pekerjaan rumah tangganya dapat berjalan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan tertentu
2. Paksaan
Adanya ancaman yang tidak di inginkan kekuasaan yang bersifat ilegal atau tidak resmi. Contoh : seorang preman yang sering menganggu dan memalak seseorang dengan cara
Paksa.
3. Manipulatif
Merupakan kekuasaan yang bersifat licik yang dapat menipu atau mempengaruhi orang lain agar seseorang dapat tertarik padanya. sebuah titik dimana kita berusaha “melebihkan” atau “mengurangkan” sesuatu, sehingga tidak tampak seperti keadaan nyatanya. Contoh :seperti melukis terkadang mereka menambahkan sedikit warna di sini dan sana untuk menunjukan bahwa sebenarnya yang terlihat itu “lebih indah”, atau mungkin, “tidak begitu hebat”, untuk menunjukan bahwa mereka tidak sombong, rajin menjahit dan gembar menabung.
4. Kerjasama
Kerjasama adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara individu atau kelompok untuk Mencapai suatu tujuan. Contoh : dalam kelompok adanya kerjasama dalam memperoleh Tujuan
5. Upah dan prestasi kerja
Prestasi kerja dari setiap karyawan perlu dinilai. Oleh karena itu Penilaian prestasi kerja adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja. contoh : seorang yang bekerja dan mengerjakan apa yang diperintahkan bosnya karena berharap mendapatkan upah yang diberikan.atasannya

4. bentuk-bentuk kekuasan menurut French & raven
Menurut French dan Raven, ada lima tipe kekuasaan, yaitu :
a.       Reward power
Tipe kekuasaan ini memusatkan perhatian pada kemampuan untuk memberi ganjaran atau imbalan atas pekerjaan atau tugas yang dilakukan orang lain. Kekuasaan ini akan terwujud melalui suatu kejadianatau situasi yang memungkinkan orang lain menemukan kepuasan. Dalam deskripsi konkrit adalah ‘jika anda dapat menjamin atau memberi kepastian gaji atau jabatan saya meningkat, anda dapat menggunkan reward power anda kepada saya’. Pernyataan ini mengandung makna, bahwa seseorang dapat melalukan reward power karena ia mampu memberi kepuasan kepada orang lain.
b.       Coercive power
Kekuasaan yang bertipe paksaan ini, lebih memusatkan pandangan kemampuan untuk memberi hukuman kepada orang lain. Tipe koersif ini berlaku jika bawahan merasakan bahwa atasannya yang mempunyai ‘lisensi’ untuk menghukum dengan tugas-tugas yang sulit, mencaci maki sampai kekuasaannya memotong gaji karyawan. Menurut David Lawless, jika tipe kekuasaan yang poersif ini terlalu banyak digunakan akan membawa kemungkinan bawahan melakukan tindakan balas dendam atas perlakuan atau hukuman yang dirasakannya tidak adil, bahkan sangat mungkin bawahan atau karyawan akan meninggalkan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
c.        Referent power
Tipe kekuasaan ini didasarkan pada satu hubungan ‘kesukaan’ atau liking, dalam arti ketika seseorang mengidentifikasi orang lain yang mempunyai kualitas atau persyaratan seperti yang diinginkannya. Dalam uraian yang lebih konkrit, seorang pimpinan akan mempunyai referensi terhadap para bawahannya yang mampu melaksanakan pekerjaan dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang diberikan atasannya.
d.       Expert power
Kekuasaa yang berdasar pada keahlian ini, memfokuskan diripada suatu keyakinan bahwa seseorang yang mempunyai kekuasaan, pastilah ia memiliki pengetahuan, keahlian dan informasi yang lebih banyak dalam suatu persoalan. Seorang atasan akan dianggap memiliki expert power tentang pemecahan suatu persoalan tertentu, kalau bawahannya selalu berkonsultasi dengan pimpinan tersebut dan menerima jalan pemecahan yang diberikan pimpinan. Inilah indikasi dari munculnya expert power.
e.        Legitimate power
Kekuasaan yang sah adalah kekuasaan yang sebenarnya (actual power), ketika seseorang melalui suatu persetujuan dan kesepakatan diberi hak untuk mengatur dan menentukan perilaku orang lain dalam suatu organisasi. Tipe kekuasaan ini bersandar pada struktur social suatu organisasi, dan terutama pada nilai-nilai cultural. Dalam contoh yang nyata, jika seseorang dianggap lebih tua, memiliki senioritas dalam organisasi, maka orang lain setuju untuk mengizinkan orang tersebut melaksanakan kekuasaan yang sudah dilegitimasi tersebut.
Dari lima tipe kekuasaan di atas mana yang terbaik? Scott dan Mitchell menawarkan satu jawaban. Harus dingat bahwa kekuasaan hampir selalu berkaitan dengan praktik-praktik seperti penggunaan rangsangan (insentif) atau paksaan (coercion) guna mengamankan tindakan menuju tujuan yang telah ditetapkan. Seharusnya orang-orang yang berada di pucuk pimpinan, mengupayakan untuk sedikit menggunakan insentif dan koersif. Sebab secara alamiah cara yang paling efisien dan ekonomis supaya bawahan secara sukarela dan patuh untuk melaksanakan pekerjaan adalah dengan cara mempersuasi mereka. Cara-cara koersif dan insentif ini selalu lebih mahal, dibanding jika karyawan secara spontas termotivasi untuk mencapai tujuan organisasi yang mereka pahami berasal dari kewenangan yang sah (legitimate authority).

Sumber:
http://lilisulastri.wordpress.com
T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.

Senin, 04 November 2013

Pengorganisasian Struktur Manajemen



A.Pengorganisasian Struktur Manajemen

1. Pengertian Struktur Organisasi?
                Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur  spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi:
·         Struktur Formal
organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Comtoh: perseroan terbatas, sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
·         Struktur Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh: arisan ibu-ibu sekampung, belaja bersama anak-anak SD, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

3. Cantumkan contoh Struktur Organisasi dari sebuah Perusahaan?


4. Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional?
Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja. Dengan struktur fungsional, organisasi membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Masing-masing divisi mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi, pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya. Manajer fungsi melapor pada manajer divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat.
Pembagian divisi pada umumnya dilakukan atas dasar produk, geografis, dan pasar/pelanggan. Struktur fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokkan bersama. Struktur fungsional terdiri dari fungsi-fungsi utama organisasi, yaitu: produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.
Kelebihan:
·         Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
·         Memusatkan keahlian organisasi
·         Memudahkan manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan
·         Memerlukan koordinasi internal yang minimum
·         Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya
·         Sesuai untuk lingkungan yang stabil
Tipe Struktur Fungsional
Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut:
·         Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi
·         Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
·         Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:
·         Lingkungan stabil
·         Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
·         Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional
Namun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :
·         Menekankan pada rutinitas tugas — kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
·         Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
·         Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
·         Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi — dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan
Struktur fungsional – jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif .
Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi.  Struktur-struktur ini dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.
1.    Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut.
2.    Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.
3.    Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.
Kelebihan:
·         Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.
·         Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.
·         Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.
·         Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya.
·         Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya.

5. Kerugian dari Struktur Fungsional dan Struktur Divisional?
·         Struktur Fungsional
ü  Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.
ü  Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.
ü  Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.
ü  Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan.
·         Struktur Divisional
ü  Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.
ü  Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.
ü  Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.
ü  Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya  perusahaan.
ü  Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
ü  Duplikasi sumberdaya lintas divisi.
ü  Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.
ü  Koordinasi yang buruk lintas divisi.
ü  Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.
ü  Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan


B. Actuating dalam Manajemen

1. Pengertian Actuating dalam Manajemen?
·         George R. Terry :
Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to strike to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning  and  organizing  effort.” (Pengarahan  adalah  membuat  semua anggota  kelompok  agar  mau  bekerjasama  dan  bekerja  secara  ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian). 
·         Harold Koontz & Cyril O’Donnel :
Directing  and  leading  are  the interpersonal aspec of  commanding by which subordinate are  led  to understand  and contribute  effectively and   efficiency  to  the  attainment  of  enterprise objectives.”
(Pengarahan adalah  hubungan  antara  aspek-aspek  individual  yang  ditimbulkan  oleh adanya  pengaturan  terhadap  bawahan-bawahan  untuk  dapat  dipahami dan  pembagian  pekerjaan  yang  efektif  untuk  tujuan  perusahaan  yang nyata). 
·         Malayu Hasibuan (2004:183) :
“Pengarahan  adalah  mengarahkan  semua  karyawan  agar  mau  bekerjasama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.” 
·         Siagian (1996:128) : 
“Penggerakkan (motivating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja  kepada  para  bawahan  sedemikian  rupa  sehingga  mereka  mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.” 

2. Pentingnya Actuating dalam Manajemen?
            Fungsi Actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakkan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang harus dioptimalkan unyuk mencapai visi, misi, dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlan dan kompetensi masng-masing SDM untuk mencapai visi, misi, dan program kerja oranisasi yang telah ditetapkan.

3. Prinsip Actuting dalam Manajemen?
                Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu:
·         Prinsip mengarah pada tujuan
·         Prinsip keharmonisan dengan tujuan
·         Prinsip kesatuan komando

4. Jelaskan pentingnya mencapai Actuating Managerial yang Efektif?
                Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.
·         Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
·         Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
·         Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
·         Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
·         Membuat organisasi berkembang secara dinamis.


SUMBER: